Privacyverklaring van ISS

We hechten waarde aan het beschermen van uw privacy en zullen uw persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met deze privacyverklaring en in overeenstemming met onze verplichtingen onder de huidige Nederlandse wetgeving voor de verwerking van persoonsgegevens (de Privacywetgeving) en de EU Algemene Verordening gegevensbescherming die van toepassing is met ingang van 25 mei 2018.

Deze Privacyverklaring geldt voor de:

ISS Group, een groep vennootschappen met hoofdkantoor in Denemarken, zoals opgesomd in het geconsolideerd Group Annual Report, waaronder de Nederlandse ISS vennootschappen (gezamenlijk of apart te noemen, ISS, wij, ons of onze).

We hechten waarde aan het beschermen van uw privacy en zullen uw persoonsgegevens behandelen conform deze privacyverklaring en conform onze verplichtingen onder:

de Privacywetgeving; en
de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming, die van tijd tot tijd kan worden aangepast.

1. Wat zijn persoonsgegevens en bijzondere categorieën van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”) zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens is een subcategorie van persoonsgegevens en kunnen gegevens bevatten zoals ras, afkomst, religie, seksuele geaardheid, gezondheid en medische informatie en lidmaatschap van een vakvereniging.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we en houden we bij en waarom?

2.1. Algemeen

We verzamelen uw persoonsgegevens om diensten aan u (of aan het bedrijf waarvoor u werkt) te verlenen en/of om diensten van u (of van het bedrijf waarvoor u werkt) te verkrijgen.

De persoonsgegevens die we van u mogen vragen, bevatten uw contactgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) en uw identificatiegegevens (zoals uw rijbewijsgegevens of paspoortinformatie). Wij zullen deze bijzondere categorieën van gegevens alleen vragen als we daarvoor een wettelijke grondslag hebben of uw uitdrukkelijke akkoord en u informeren over het doel van deze verwerking.

We kunnen u ook vragen om ons af en toe informatie te verschaffen, bijvoorbeeld wanneer u een probleem meldt over onze dienstverlening of wanneer we u vragen om enquêtes, vragenlijsten en feedback formulieren in te vullen die we gebruiken voor kwaliteitsmonitoring en onderzoeksdoeleinden.

2.2. Wettelijke en regelgevende vereisten

We mogen eveneens uw persoonsgegevens verzamelen om te voldoen aan wet- en regelgeving.

3. Wat gebeurt er wanneer u ons die gegevens niet bezorgt?

U heeft het recht om geen persoonsgegevens met ons te delen en uzelf niet te identificeren bij ons. Als u er voor kiest om de gevraagde gegevens niet te delen of u wenst zich niet te identificeren bij ons, dan kunnen we u de door u gevraagde diensten of informatie niet leveren.

4. Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

Over het algemeen verzamelen we de persoonsgegevens rechtstreeks van u. We verzamelen de persoonsgegevens die u ons elektronisch geeft via gebruik van onze website; tijdens telefoongesprekken met medewerkers; wanneer we u diensten leveren en beheren; en op formulieren of andere correspondentiemiddelen, al dan niet elektronisch, die u heeft ingevuld. Indien we uw persoonsgegevens verzamelen via een derde partij stellen we u daarvan in kennis en indien nodig vragen we uw toestemming voor een dergelijke verwerking.

Indien we persoonsgegevens ontvangen die we niet gevraagd hebben en niet relevant zijn voor de doelstelling zoals beschreven onder 2.1, 1e alinea, dan zullen we die informatie vernietigen of anonimiseren, tenzij we wettelijk gehouden zijn de gegevens te behouden.

Wat is een cookie?

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Gebruik van permanente cookies

Met behulp van een permanente cookie kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u toestemming heeft gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen. Dit bespaart u tijd en maakt het verblijf op onze website prettiger. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser.

Gebruik van sessie cookies

Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.

Tracking cookies van onszelf

Met uw toestemming plaatsen wij een cookie op uw apparatuur. De informatie in deze cookie kan worden opgevraagd zodra u een website uit ons netwerk bezoekt. Hiermee analyseren wij of en welke website(s) binnen ons netwerk u nog meer heeft bezocht. Het daardoor opgebouwde profiel is niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel, zodat deze zo relevant mogelijk zijn.

Tracking cookies van onze adverteerders

Met uw toestemming plaatsen onze adverteerders ‘tracking cookies’ op uw apparatuur. Deze cookies gebruiken zij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt uit hun netwerk, om zo een profiel op te bouwen van uw online surfgedrag. Dit profiel wordt mede opgebouwd op basis van vergelijkbare informatie die zij van uw bezoek aan andere websites uit hun netwerk krijgen. Dit profiel wordt niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke zoals bij ons bekend, maar dient alleen om advertenties af te stemmen op uw profiel zodat deze zo veel mogelijk relevant voor u zijn.

Google Analytics

Wij gebruiken voor onze website(s) de ‘Analytics’ dienst van het Amerikaanse bedrijf Google. De cookie van dit bedrijf maakt analyse en rapportage van bezoekgedrag van de website mogelijk. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google wel toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt door Google overgebracht naar en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield Principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Voor meer informatie over Google Analytics, Google’s privacy policy en een opt-out tool verwijzen wij naar http://www.google.com/intl/en/analytics/privacyoverview.html.

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken als Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn (like / share / tweet). Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Met deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring Twitter, Facebook, Google+ of LinkedIn over de verwerking van uw (persoons)gegevens. We wijzen u er op dat deze regelmatig wijzigen.

De informatie die deze sociale netwerken verzamelen, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn stellen zich te houden aan de Privacy Shield Principles en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Recht op inzage en correctie of verwijdering van jouw gegevens

U heeft het recht om te vragen om inzage in en correctie of verwijdering van uw gegevens. Zie hiervoor onze contactpagina. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van de cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terug vinden in de instellingen van uw browser.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Verwijderen van tracking cookies geplaatst door derden

Sommige tracking cookies worden geplaatst door derden die onder meer via onze website advertenties aan u vertonen. Deze cookies kunt u centraal verwijderen via Your Online Choices zodat deze niet bij een website van derden teruggeplaatst worden.

Meer informatie over cookies

Op de volgende websites vindt u meer informatie over cookies:

ICT Recht: Achtergrond Cookiewet

Consumentenbond: Wat zijn cookies?

Consumentenbond: Waarvoor dienen cookies?

Consumentenbond: Cookies verwijderen

Consumentenbond: Cookies uitschakelen

Your Online Choices: A guide to online behavioural advertising

Links op onze website

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. We willen u er op wijzen dat de voorwaarden van deze ISS Global Privacyverklaring niet van toepassing zijn op externe websites. Als u wilt weten hoe een derde uw persoonlijke gegevens behandelt, moet u een kopie van zijn eigen privacyverklaring verkrijgen.

5. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verzameld zodat we kunnen voldoen aan de wetgeving, met inbegrip van het doen van alles wat door de wet verplicht of toegelaten is. Ook gebruiken we uw persoonsgegevens ten behoeve van het beheer van onze relatie met u en bij het oplossen van eventuele juridische en / of commerciële klachten of problemen. Verder vergemakkelijken deze gegevens onze bedrijfsvoering, inclusief het uitvoeren van andere functies en activiteiten met betrekking tot de activiteiten van ISS en het verbeteren van onze diensten. Bovendien, als u hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd, kunnen we u vertellen over onze producten en diensten en die van derden die u kunnen interesseren.

Over het algemeen zullen we uw gegevens alleen gebruiken of uitwisselen voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet of voor een doel dat u werd bekendgemaakt en waarvoor u heeft ingestemd.

6. Maken we gegevens bekend bij derden?

We mogen uw persoonsgegevens delen of openbaar maken voor een van de bovengenoemde redenen. Gegevens mogen gedeeld worden met derden, waaronder werknemers van de ISS Groep, onze verwante organisaties, agenten, externe adviseurs en onze externe dienstverleners en aannemers (zoals elke postverlener, commerciële agent of ondersteunende diensten), gerechtelijke instanties, regelgevende en geschillen beslechtende instanties (of elk ander lichaam aan wie de openbaarmaking door de wet of de rechterlijke beslissing vereist is), en elke andere persoon of entiteit aan wie de openbaarmaking door u is toegestaan, met inbegrip van de voornoemde werknemers.

We zullen geen speciale categorieën van gegevens over u delen met iemand of met een entiteit anders dan onze verwante organisaties, onze medewerkers en de medewerkers van onze verwante organisaties, overheids- of regelgevende instanties (met inbegrip van rechtshandhavingsinstanties, tribunalen en rechtbanken), wanneer vereist of toegestaan is door de wet, en elke andere persoon zoals wettelijk toegestaan.

Wanneer we uw gegevens doorgeven aan een derde partij, nemen we alle redelijke stappen om ervoor te zorgen dat deze derden aan geheimhouding en privacy verplichtingen met betrekking tot de bescherming van uw persoonlijke gegevens gebonden zijn.

De openbaarmaking geschiedt in overeenstemming met wettelijke vereisten, waarbij tevens geldt dat overdrachten worden beschermd door overeenkomsten met de verwerker om ervoor te zorgen dat gegevens niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan duidelijk vermeld zijn en om adequate beveiligingsmaatregelen te waarborgen.

7. Maken we uw persoonsgegevens bekend bij ontvangers buiten de EU/ EER?

We zullen uw persoonsgegevens niet bekendmaken aan organisaties buiten het land waarin we uw gegevens (zoals van toepassing) hebben ontvangen zonder uw schriftelijke toestemming, behalve zoals hieronder uiteengezet of waar openbaarmaking is toegestaan of vereist is door de wet of een gerechtelijk bevel.

We kunnen uw persoonsgegevens binnen de ISS-groep bekendmaken aan onze ondernemingen of aannemers buiten de EU/EER. Een dergelijke overdracht verandert echter niets aan onze verplichtingen om uw persoonsgegevens te beschermen onder deze privacyverklaring. Als uw gegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, garandeert ISS een adequaat beveiligingsniveau door over te dragen naar landen waarvan door de EU-Commissie heeft geoordeeld dat zij beschikken over een adequaat beschermingsniveau of door een passend opgesteld contract tussen ISS en de niet-EU / EER-entiteit die de gegevens ontvangt.

8. Direct marketing en promotioneel gebruik van uw persoonsgegevens

ISS mag uw persoonsgegevens gebruiken om u te voorzien van informatie over onze diensten of producten of diensten en producten geleverd door derden, die volgens ons van belang kunnen zijn voor u. Met uw uitdrukkelijke toestemming, kunnen we uw persoonsgegevens aan dergelijke derden verstrekken voor specifieke marketingdoeleinden.

Op basis van de aard van onze zakelijke relatie kunnen we u als referentie gebruiken wanneer we onze zaken aan anderen promoten. In die omstandigheden zullen we uw voorafgaande en specifieke toestemming vragen en zullen we alleen de persoonsgegevens bekendmaken waarvoor u toestemming heeft gegeven.

U kunt ons te allen tijde vragen om u niet te benaderen over producten en diensten en over het publiceren van uw gegevens aan anderen voor dat doel door contact op te nemen met ons.

9. Opslag, veiligheid en bewaartermijn van uw persoonsgegevens

We houden uw persoonsgegevens bij in papieren versie of elektronisch. We hebben wettelijk voorgeschreven beveiligingsmaatregelen in acht genomen om de persoonsgegevens die we hebben verkregen te beschermen ingeval van misbruik, storing en verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. ISS past technische beveiligingsmaatregelen toe, zoals encryptie. Dit omvat een scala aan systemen en communicatie beveiligingsmaatregelen, evenals de veilige opslag van gekopieerde documenten. Bovendien wordt de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot personen die persoonlijk toegang hebben gekregen. We nemen redelijke maatregelen om persoonsgegevens te vernietigen of te anonimiseren wanneer deze niet langer kunnen worden gebruikt in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Wij bewaren persoonsgegevens die we verwerken niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking dan wel op grond van relevante wet- en regelgeving is vereist.

10. Hoe uw persoonsgegevens raadplegen of verbeteren of vernietigen?

We nemen redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de informatie die we over u hebben, accuraat, actueel, compleet en relevant is wanneer we het gebruiken of openbaar maken. Wij vragen u contact met ons op te nemen wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens niet correct zijn.

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u tot uw persoonsgegevens toegang wilt verkrijgen, ze wilt verbeteren of laten vernietigen, kunt u contact opnemen met ons lokale Legal team:

per brief: ISS Facility Services BV, T.a.v.: Afdeling Legal, Rijnzathe 8, 3454 PV De Meern; of
per e-mail: [email protected].

Een verzoek tot toegang moet een volledige omschrijving bevatten van de gevraagde persoonsgegevens. Uw verzoek tot toegang tot uw persoonsgegevens wordt gedocumenteerd, evenals de details van het verzoek en de identiteit van de medewerker van ISS die u toegang heeft gegeven. U heeft het recht toegang te hebben tot uw persoonsgegevens en die te verbeteren indien ze onjuist, niet actueel of onvolledig zijn. U mag uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens ook intrekken.

Als u van mening bent dat de informatie die we over u hebben, onjuist is, verouderd, onvolledig, irrelevant of misleidend is, kunt u verzoeken deze te corrigeren. Als we ervan overtuigd zijn dat de informatie moet worden gecorrigeerd, nemen we redelijke stappen om ervoor te zorgen dat de informatie wordt gecorrigeerd en stellen u in kennis van de correctie. We zullen uw gegevens verbeteren en andere ontvangers op de hoogte stellen van de correctie wanneer we daartoe verplicht zijn overeenkomstig de Privacywetgeving.

Er kunnen omstandigheden zijn waardoor we misschien een verzoek tot correctie moeten weigeren. In die gevallen kunt u verzoeken dat we een vaststelling invoegen met het persoonsgegeven dat u heeft verzocht te verbeteren.

Er worden geen kosten in rekening gebracht voor het verbeteren van uw gegevens of om toegang te krijgen tot uw gegevens. Redelijke kosten die door ons zijn gemaakt bij de verwerking en het antwoord op uw toegangsaanvraag, inclusief het fotokopiëren, het verstrekken van schriftelijke rapporten, administratie- en verzendkosten kunnen in rekening worden gebracht.

11. Hoe beantwoorden we uw aanvraag?

We doen ons best om uw verzoek binnen de 20 werkdagen na ontvangst ervan te verwerken en te beantwoorden. Indien we u niet kunnen helpen met uw verzoek, ontvangt u een schriftelijke verklaring over de reden daarvan. Daarnaast ontvangt u informatie over wat u kunt doen als u niet tevreden bent met ons antwoord.

12. Wenst u anoniem contact met ons te hebben?

U kunt ook anoniem contact met ons hebben. Als u ervoor kiest om niet te worden geïdentificeerd, zijn we beperkt in het verstrekken van de benodigde diensten of informatie.

13. Kunt u een klacht indienen over een schending van de privacy?

Indien u een klacht wenst in te dienen over een schending van de privacy, gelieve contact op te nemen met onze ISS Group Data Protection Manager:

Telefoon: +45 41 132 332; of
E-mail: [email protected]; of
Post: ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark.

We doen ons best om uw klacht zo snel mogelijk op te lossen. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u deze doorsturen naar Datatilsynet (Deense autoriteit gegevensbescherming):

Telefoon: +45 33 193 218
Post: Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 Copenhagen, Denmark
Online: www.datatilsynet.dk (Privacy Complaint Form)

14. Verdere informatie nodig?

Voor meer informatie over privacy in het algemeen, kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken.

15. Onze privacyverklaring bijwerken

We kunnen onze privacyverklaring en de manier van het verwerken van persoonsgegevens van tijd tot tijd opnieuw beoordelen, herzien, of wijzigen. We zullen de geactualiseerde versie op de website van ISS plaatsen. Eventuele aangepaste voorwaarden worden van kracht vanaf de datum van publicatie.