Event coördinator - External Events

In deze rol ben je verantwoordelijk voor de volledige logistieke organisatie van corporate meetings en events in Nederland, zoals recruitment events, trainingen, projectmeetings en leadership meetings.

Je maakt daarbij onderdeel uit van het internationale Meetings & Events team (Nederland & Nordics), met een Team Lead in Finland, en bent het vaste aanspreekpunt voor alle externe meetings en events binnen Nederland, bijvoorbeeld in hotels, meeting- en eventlocaties en restaurants

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Inventariseren van wensen, doelstellingen en budgetten bij interne stakeholders
• Selecteren, vergelijken en contracteren van locaties en leveranciers
• Onderhandelen over voorwaarden en bewaken van budgetten
• Organiseren van alle logistieke aspecten zoals zaalindelingen, room blocks en leveranciersafspraken
• Fungeren als schakel tussen interne opdrachtgevers, externe leveranciers en betrokken afdelingen
• Bewaken van kwaliteit, deadlines, deliverables en facturatie
• Administratief vastleggen en evalueren van events.

Let op: deze functie richt zich uitsluitend op de logistieke organisatie van meetings & events. Reizen of inhoudelijke programmabepaling vallen niet binnen de scope van deze rol. Voor grotere of gevoelige events wordt onsite ondersteuning verwacht.

De locatie is gelegen op de Zuidas in Amsterdam.

Jij bent gestructureerd, zelfstandig en weet meerdere projecten tegelijkertijd te managen. Je blijft rustig onder druk en schakelt professioneel met stakeholders op verschillende niveaus.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk-en denkniveau(bij voorkeur Hospitality- of Eventmanagement) of vergelijkbaar.
• Minimaal 2 jaar ervaring in de evenementenbranche.
• Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels in woord en geschrift. De voertaal is veelal Engels.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Ervaring met budgetbewaking en het voeren van gesprekken met leveranciers.
• Een klantgerichte, positieve en professionele werkhouding.